A gestão de documentos empresariais é uma tarefa crucial para qualquer empresa, independentemente do porte ou setor. Manter um arquivo organizado e dentro dos prazos legais pode evitar muitos problemas futuros, especialmente em caso de auditorias ou fiscalizações. Mas afinal, por quanto tempo você deve guardar cada tipo de documento empresarial?
A importância de guardar documentos empresariais
Manter documentos empresariais arquivados corretamente é fundamental para assegurar a legalidade e a transparência dos processos da empresa. Esses documentos servem como prova de transações, decisões, e outras ações empresariais. Além disso, eles são essenciais para responder a eventuais questionamentos fiscais, trabalhistas, ou de outra natureza jurídica.
Prazos de guarda para diferentes tipos de documentos
Os prazos para arquivamento de documentos empresariais variam de acordo com a legislação aplicável a cada tipo de documento. Abaixo, listamos os principais tipos de documentos e o tempo recomendado para seu armazenamento:
Documentos contábeis e fiscais:
• Notas fiscais, livros contábeis, balancetes: Devem ser guardados por pelo menos 5 anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da data de emissão. Este é o prazo prescricional para a maioria das obrigações tributárias.
• Comprovantes de pagamento de tributos: Devem ser mantidos por 5 anos após o pagamento do imposto ou taxa.
Documentos trabalhistas:
• Folhas de pagamento, recibos de salários, controle de ponto: Devem ser guardados por 5 anos, considerando que o prazo prescricional para reclamatórias trabalhistas é de 2 a 5 anos.
• FGTS e outros encargos sociais: É recomendável guardar por 30 anos, devido à prescrição do direito de cobrança do FGTS.
Contratos e acordos comerciais:
• Contratos de prestação de serviços, contratos de fornecimento, acordos de parceria: Devem ser mantidos por 5 anos após o término da sua vigência, que é o prazo prescricional para eventuais disputas judiciais relacionadas ao contrato.
Documentos societários:
• Ata de assembleias, estatutos sociais, alterações contratuais: Devem ser mantidos por prazo indeterminado, já que são documentos essenciais para a história e funcionamento da empresa.
Documentos relacionados a propriedade intelectual:
• Registros de marcas, patentes e direitos autorais: Devem ser guardados por todo o período de validade do registro, e por pelo menos 5 anos após seu vencimento.
Como organizar e armazenar documentos empresariais
Organizar e armazenar documentos empresariais de forma eficiente é tão importante quanto conhecer os prazos de guarda. Abaixo, algumas dicas para facilitar esse processo:
• Digitalize documentos sempre que possível: A digitalização ajuda a economizar espaço e facilita a consulta, desde que as versões digitais tenham validade legal.
• Use sistemas de gestão documental: Essas ferramentas permitem organizar e buscar documentos de maneira rápida e eficiente.
• Mantenha backups: Sempre tenha cópias de segurança dos documentos, especialmente os mais críticos, para evitar perda de informações.
• Considere o uso de self storage: Para documentos físicos que precisam ser guardados por longos períodos, o self storage é uma excelente opção. Ele oferece segurança e fácil acesso, além de liberar espaço no escritório.
Saber por quanto tempo guardar cada tipo de documento empresarial é fundamental para a saúde financeira e legal da sua empresa. Ao seguir as orientações sobre prazos e organização, você pode evitar problemas futuros e garantir que todas as suas obrigações legais estejam em dia.
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